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搭建横向沟通之桥,立起竖向管理之树

浏览次数: 日期:2019年1月8日 16:49

新年伊始,公司工程管理信息化系统的研究工作早早提上议事日程。

1月8日上午,信息中心主任杨正茂邀请新中大科技股份有限公司任周、技术指导陈罡到公司作“i8工程企业管理软件”专题介绍。公司总工程师、经营、工程、技术、财务、人资条线等负责人参加了会议。

会上,任周和陈罡分别对新中大I8系统作介绍,演示了i8系统主要模块:项目信息管理、合约管理、物资管理、发票税务管理、资金管理、成本管理、人力澳门新濠天地app下载管理、证书管理等。

各条线负责人认真听介绍,仔细理解系统功能,严谨地从应用角度针对系统的使用和推行,同新中大技术指导进行了热烈讨论。

经过提问和答疑,我们了解到,i8系统同市面上的主流工程项目管理软件相似,功能更全面。其中,部分功能与集团一些条线的独立系统功能有重复。对比之下,i8系统具有以下优势:

一是模块、功能可自定义。i8与同望项目管理系统相比,流程、模块功能可根据用户要求定制、调整,更能适应企业管理特色。

二是流程起点延伸至项目。OA系统只覆盖公司机关,流程均由机关工作人员发起,工作量大,项目人员为拨款、合同审批等问题需多次往返公司和项目部,效率较低。i8系统覆盖公司机关及项目部,流程由项目部直接发起,节约时间,减少机关工作量,用i8系统完成内部横向、项目竖向业务审批。

三是合约集中管理,预警功能提升风控。二次经营合约受主合同(总体成本计划)控制,合同金额超出预算可预警提示;工程款支付受对应合同控制,超额支付和未按时支付可预警提示,且不允许超额支付,及时发现管理风险。合同台账可以以项目为单位,分类自动汇总,报表、占比分析图清晰明了。

四是财务流程优化,分散矛盾,节约时间。在合同、资金管理方面,将工程款支付拆分为“合同付款”和“财务付款”两个环节。合同付款是指业务部门(如工程部、合约部、法务部等)审批款项是否可以支付。财务付款是指在合同付款审批完成后,财务部判断该项目账户是否有足够资金、付款票据是否齐全及执行付款。这样的付款审批模式将“款能不能付”和“执行付款”分开,未付款的矛盾不再集中于财务部。同时,付款以实际合同和工程量为依据,如按照合同和工程量已到付款节点,但票据尚不齐全,可以先走“合同付款”流程,待票据齐全直接走“财务付款”流程,加快审批速度。

五是资金管理明细清晰。垫资、借款(项目向公司借款,项目之间拆借)、收支计划等功能让内部往来账目和资金情况清晰明了。i8系统还可对接金税系统,一键报税。

六是物资管理简便易用。在物资管理方面,集团集采系统的物资库分类过细,项目录入时很难找到对应分类。i8系统只对五大主材进行详细分类,除五大主材外的材料按照小类别划分,不细化,只在入库单中体现具体材料信息。物资管理更便捷,且不影响成本分析。

七是人力澳门新濠天地app下载管理功能人性化。i8系统可详细记录人员基本信息、证件信息、调动记录,具有人员证件到期、继续教育提醒等功能。

八是报表系统分类、集中汇总功能齐全。公司横向部门数据高度共享,查阅、提取数据方便快捷,领导实时掌握公司各条线经营情况,便于决策管理。

除系统的功能和使用外,各条线负责人还就部门间配合、推行难度、应用培训等方面提出问题,陈罡均给出了解答。

根据i8系统在其他施工企业的应用经验,在系统推行过程中,项目部工作量会有所增加,机关工作量并未增加。因工程款支付相关流程全在i8系统内完成,项目部配合程度较高,适应速度比预想的快。i8系统应用一段时间后,极大地减少合同部门工作量,同时得到财务部的大力支持。i8系统的运行逻辑与项目部管理逻辑相同,容易理解,一个项目培训只需1-2天时间。i8系统服务于公司管理,侧重实际应用,解决用一个平台实现横向沟通和竖向管理的问题,对公司风险防控会有很大提升。

会议结束后,公司信息中心认为i8系统可以解决《信息化建设情况调查报告》中提出的信息化系统未覆盖各管理层级、业务系统相互独立、缺少集成平台、数据分散等问题,对于加强我司信息化管理工作有很大意义。

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